Реестр документов

Единый центр управления всеми документами CRM

Когда в CRM накапливаются счета, коммерческие предложения, акты и другие документы, найти нужный среди десятков файлов становится настоящей проблемой. «Реестр документов» решает эту задачу, собирая все сгенерированные файлы в одном упорядоченном списке. Вам больше не нужно переключаться между сделками, лидами или контактами в поисках конкретного счета или договора.

Приложение отображает документы из всех сущностей CRM: лидов, сделок, контактов, компаний и предложений. При этом каждый элемент списка содержит полную информацию: название, номер, дату создания, автора и статус. Для счетов статусы отображаются отдельно — оплачен, частично оплачен или ожидает оплаты, а для остальных типов документов показывается, подписан он или нет.

Гибкая настройка, поиск и группировка данных

Работать с большим массивом документов удобно благодаря фильтрации по любому полю. Вы можете отфильтровать документы по типу, статусу, дате или связанной сущности. Например, одним кликом показать только неоплаченные счета за последний месяц или найти все документы, привязанные к конкретной сделке.

Особого внимания заслуживает функция группировки. Приложение автоматически собирает документы не только из самой сделки, но и из всех связанных с ней сущностей — контакта, компании, лида и предложения. Это позволяет видеть полную картину документооборота по каждому проекту, не тратя время на ручной поиск.

Из этого же списка можно быстро удалить ненужный документ, отредактировать его номер, дату, название или сумму, а также заполнить реквизиты компании. Все действия выполняются прямо в интерфейсе реестра, без перехода в другие разделы Битрикс24.

Просмотр, печать и отправка без лишних кликов

Чтобы ознакомиться с содержимым документа, не нужно открывать его в отдельном окне. Прямо из списка доступен предпросмотр, а также полноценный просмотр в формате PDF. Если требуется распечатать документ, отправить его клиенту на почту или скачать в DOCX — все эти действия выполняются в один клик.

Приложение позволяет управлять отображением подписей: вы можете показать документ с подписями или без них. Также доступна активация публичной ссылки для быстрой передачи файла сторонним лицам. А если нужно изменить шаблон документа, это тоже делается из реестра — загрузите новый шаблон, смените его название или настройте права доступа.

Работа с реестрами и документами из Диска

Помимо стандартных документов CRM, приложение поддерживает создание собственных реестров. Вы можете сгруппировать файлы по общему нумератору и просматривать их в разрезе созданных реестров. Это особенно удобно, когда документы относятся к разным проектам или подразделениям компании.

Если ваши документы хранятся на Битрикс24.Диске, для них тоже можно создать отдельный реестр. При настройке достаточно указать название реестра и выбрать папку на Диске — новую или уже существующую. Документы из Диска отображаются с типом «Документ из диска», без привязки к сущностям CRM. Это решение подходит для хранения сканов, внешних договоров и других файлов, которые не создавались напрямую в CRM.

Доработка под ваши бизнес-процессы

Готовый функционал приложения покрывает большинство стандартных сценариев работы с документами. Но если вашему бизнесу требуются дополнительные статусы, особые правила группировки или персональный интерфейс, вы всегда можете обратиться к разработчику. Приложение легко расширяется и дорабатывается под конкретные задачи портала.

Например, можно добавить новые статусы для документов, настроить автоматическое присвоение номеров по вашему шаблону или разработать индивидуальное приложение для уникальных бизнес-процессов. Это делает «Реестр документов» не просто инструментом для просмотра, а гибкой основой для построения системы документооборота в компании.